Notice d’information relative aux données personnelles des fournisseurs et prestataires

1. Responsable du traitement

Le responsable des traitements de données à caractère personnel décrits dans la présente notice est :

Pour toute question relative au traitement de vos données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez utiliser notre :

2. Quelles données personnelles pouvons-nous traiter ?

Les données traitées dépendent de la nature et de l’état de la relation commerciale avec TELHOP.

Elles peuvent notamment comprendre :

• vos nom, prénom et coordonnées professionnelles ;
• les informations relatives à votre entreprise et à votre activité professionnelle ;
• la dénomination sociale, la forme juridique, l’adresse professionnelle, les numéros SIREN/SIRET et le code NAF/APE ;
• les informations relatives à votre expérience, à votre activité et aux services que vous proposez ;
• les informations permettant d’apprécier la capacité de votre entreprise à répondre aux caractéristiques des prestations recherchées ;
• les informations et documents administratifs, juridiques ou professionnels nécessaires à l’examen de votre proposition de services ou à la relation commerciale ;
• les informations relatives aux conditions commerciales et tarifaires proposées, négociées ou convenues ;
• les données nécessaires à l’établissement et à l’exécution du contrat ;
• les coordonnées bancaires et informations nécessaires à la facturation et aux règlements ;
• les informations relatives aux prestations proposées, acceptées ou réalisées ;
• les informations nécessaires à l’utilisation des outils mis à disposition dans le cadre de la prestation ;
• les échanges intervenant avec TELHOP dans le cadre de la sélection d’un fournisseur, de la contractualisation ou de la relation commerciale ;
• les informations nécessaires au suivi de l’exécution, de la qualité et de la conformité des prestations aux engagements contractuels ;
• les informations nécessaires à la gestion des demandes, incidents, réclamations ou différends.

TELHOP veille à ne collecter que les données pertinentes et nécessaires au regard des finalités poursuivies.

3. Pourquoi utilisons-nous vos données ?

Sélection des fournisseurs et échanges précontractuels

TELHOP peut traiter vos données afin :

• d’examiner une proposition de services ;
• d’apprécier la capacité d’un professionnel ou d’une entreprise à répondre aux caractéristiques des prestations recherchées ;
• de vérifier certaines informations professionnelles, juridiques ou administratives ;
• d’organiser les échanges relatifs aux prestations envisagées ;
• d’examiner et de négocier les conditions commerciales et tarifaires ;
• de déterminer si TELHOP souhaite engager une relation contractuelle.

Selon les opérations concernées, ces traitements reposent sur les mesures précontractuelles ou sur l’intérêt légitime de TELHOP à sélectionner les fournisseurs adaptés à ses besoins et à sécuriser ses relations commerciales.

Contractualisation et gestion de la relation commerciale

Les données peuvent être utilisées afin :

• de préparer, négocier et conclure un contrat ;
• de gérer la relation contractuelle et administrative ;
• de permettre l’exécution des prestations convenues ;
• de gérer les échanges nécessaires à la relation commerciale ;
• de mettre à disposition les informations et moyens nécessaires à l’exécution de la prestation ;
• d’assurer le suivi de l’exécution, de la qualité et de la conformité des prestations aux engagements contractuels ;
• de gérer les demandes ou difficultés relatives à la prestation.

Ces traitements reposent principalement sur l’exécution du contrat et, selon leur nature, sur l’intérêt légitime de TELHOP à assurer la bonne gestion, la qualité et la sécurité de ses relations commerciales.

Gestion administrative, comptable et financière

• recevoir et traiter les factures ;
• effectuer les règlements ;
• assurer le suivi administratif et comptable ;
• conserver les justificatifs requis ;
• satisfaire aux obligations fiscales et comptables.

Ces traitements reposent sur l’exécution du contrat et sur le respect des obligations légales de TELHOP.

Obligations légales et sécurisation de la relation fournisseur

• vérifier la situation juridique ou administrative d’un fournisseur ;
• recueillir les documents et attestations requis ;
• satisfaire aux obligations de vigilance applicables ;
• prévenir la fraude et sécuriser les relations commerciales.

Ces traitements reposent sur le respect des obligations légales de TELHOP ou, selon les opérations concernées, sur son intérêt légitime à sécuriser ses relations commerciales.

Réclamations et défense des droits

Certaines données peuvent enfin être utilisées ou conservées afin de gérer une réclamation ou un différend et de permettre à TELHOP de constater, exercer ou défendre ses droits.

4. Les informations demandées sont-elles obligatoires ?

Certaines informations sont nécessaires pour examiner une proposition de services, poursuivre un processus de sélection d’un fournisseur, établir une relation contractuelle, exécuter le contrat ou respecter les obligations légales applicables à TELHOP.

Lorsque des informations sont obligatoires, elles sont identifiées comme telles au moment de leur collecte.

L’absence de communication de certaines informations peut empêcher TELHOP :

• de poursuivre l’examen d’une proposition de services ;
• de finaliser le processus de sélection d’un fournisseur ;
• de conclure ou d’exécuter un contrat ;
• de procéder au règlement d’une facture ;
• ou de poursuivre la relation commerciale lorsque les informations concernées sont légalement ou contractuellement nécessaires.

Les informations qui ne sont pas identifiées comme obligatoires sont facultatives.

5. D’où proviennent vos données ?

Les données sont principalement recueillies directement auprès de vous, notamment au moyen :

• des formulaires que vous renseignez ;
• des documents que vous transmettez ;
• des échanges intervenant avec TELHOP ;
• des outils utilisés dans le cadre de la relation commerciale.

Certaines informations relatives à votre entreprise ou à votre activité professionnelle peuvent également être obtenues auprès de sources publiques ou légalement accessibles, notamment les registres officiels et organismes permettant de vérifier la situation juridique ou administrative d’un fournisseur.

6. Qui peut accéder à vos données ?

• les personnes habilitées au sein de TELHOP ;
• les prestataires techniques intervenant pour le compte de TELHOP ;
• les établissements bancaires et prestataires de paiement ;
• les professionnels intervenant dans la gestion comptable, juridique ou administrative ;
• les administrations, autorités ou organismes légalement habilités.

7. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Propositions de services n’aboutissant pas à une relation contractuelle

Les données recueillies dans le cadre d’un processus de sélection d’un fournisseur n’ayant pas abouti à une relation contractuelle sont conservées pendant une durée maximale de 12 mois à compter de la clôture du processus de sélection.

Relations contractuelles

Les données nécessaires à la gestion d’une relation fournisseur sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle.

Documents comptables et fiscaux

Les factures et autres pièces comptables sont conservées pendant les durées prévues par la réglementation applicable, notamment 10 ans lorsqu’elles constituent des documents comptables soumis à cette obligation de conservation.

8. Transferts de données en dehors de l’Espace économique européen

Certains prestataires techniques utilisés par TELHOP peuvent être établis en dehors de l’Espace économique européen ou être susceptibles d’y traiter certaines données.

Lorsqu’un transfert intervient, TELHOP veille à ce qu’il soit réalisé conformément à la réglementation applicable et qu’il bénéficie des garanties appropriées.

• décision d’adéquation de la Commission européenne ;
• clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ;
• autre mécanisme reconnu par la réglementation applicable.

9. Quels sont vos droits ?

• droit d’accès ;
• droit de rectification ;
• droit à l’effacement ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d’opposition ;
• droit à la portabilité.

Ces droits ne sont pas absolus et peuvent être limités lorsqu’un traitement ou une conservation est nécessaire au respect d’une obligation légale, à l’exécution du contrat ou à la défense d’un droit.

10. Comment exercer vos droits ?

Pour exercer vos droits ou poser une question concernant le traitement de vos données, vous pouvez utiliser notre :

TELHOP peut demander des informations complémentaires afin de vérifier votre identité lorsqu’il existe un doute raisonnable sur celle-ci.

Une pièce d’identité n’est pas demandée systématiquement.

11. Réclamation auprès de la CNIL

Vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) si vous estimez que le traitement de vos données personnelles ne respecte pas la réglementation applicable.

12. Sécurité et confidentialité

TELHOP met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles contre l’accès, la divulgation, l’altération, la perte ou la destruction non autorisés.

13. Modification de la présente notice

TELHOP peut modifier la présente notice afin de tenir compte notamment de l’évolution de ses activités, de ses traitements, de ses outils ou de la réglementation applicable.

La version en vigueur est celle publiée sur le site internet de TELHOP.